Załącznik Nr 1 do Umowy
REGULAMIN
świadczenia usługi pod nazwą „Wirtualne Biuro”
§ 1. Postanowienia ogólne
Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług w ramach „Wirtualnego Biura”, znajdującego się w lokalu użytkowym w Kielcach (25-394) w budynku posadowionym przy ul. Bohaterów Warszawy 6/7G.
- Ilekroć w dalszej części Regulaminu jest mowa o:
- Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin świadczenia usługi „Wirtualne Biuro”;
- Kliencie – jest to Zleceniodawca określony w Umowie;
- Zleceniobiorcy – należy przez to rozumieć OFI-DETAL spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kielcach;
- WB – należy przez to rozumieć Wirtualne Biuro;
- Lokal Wirtualnego Biura – należy przez to rozumieć lokal użytkowy w Kielcach (25-394) w budynku posadowionym przy ul. Bohaterów Warszawy 6/7G
- Podmiocie – należy przez to rozumieć przedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r., poz. 646) lub osobę fizyczną oświadczającą gotowość do założenia działalności gospodarczej oraz inne osoby prawne nie prowadzące działalności gospodarczej, a których działalność nie godzi w renomę Zleceniobiorcy;
- Umowa – należy przez to rozumieć umowę na świadczenie usług WB;
- przestrzeń spotkań / przestrzeń biurowa – należy przez to rozumieć przestrzeń mieszczącą się w Lokalu Wirtualnego Biura.
- Zleceniobiorca zastrzega, że Regulamin nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
§2.Definicje usług
Ilekroć w dalszej części Regulaminu jest mowa o:
adresie siedziby – jest to usługa polegająca na umożliwieniu na podstawie umowy posługiwania się adresem Lokalu Wirtualnego Biura dla celów rejestracji działalności gospodarczej;
adresie korespondencyjnym – jest to usługa polegająca na umożliwieniu na podstawie umowy posługiwania się adresem Lokalu Wirtualnego Biura dla następujących celów: odbioru i nadawania korespondencji pocztowej w przypadku, gdy Klient posiada inny adres siedziby działalności gospodarczej, wykazania na drukach firmowych, wizytówkach, stronie internetowej, stemplach, ofertach handlowych lub innego rodzaju wykorzystania w związku z prowadzoną przez Zleceniodawcę działalnością gospodarczą;
obsługa korespondencji przychodzącej – przyjmowanie w imieniu Klienta wszelkiego rodzaju korespondencji i przesyłek przychodzących do Klienta na adres Lokalu Wirtualnego Biura oraz przekazanie jej Klientowi oraz informowanie drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy w okresie maksymalnie 2 dni od daty otrzymania korespondencji, Klient zobowiązuje się do odbioru korespondencji w terminie 5 dni od daty otrzymania powiadomienia;
lokal biurowy – udostępnianie części lokalu Wirtualnego Biura w godzinach pracy biura Zleceniobiorcy od poniedziałku do piątku z wyłączeniem określonych przepisami prawa dni świątecznych, przy uwzględnieniu jego dostępności;
promocja Klienta – usługa polegająca na możliwości umieszczenia drukowanych materiałów Klienta w postaci broszur, katalogów, folderów na stojakach informacyjnych w biurze Zleceniobiorcy;
udostępnienie skrzynki pocztowej – udostępnienie skrzynki na tradycyjną korespondencję pocztową znajdująca się przy wejściu siedziby Zleceniobiorcy;
skanowanie korespondencji – skanowanie do 50 stron formatu A4i oraz wysyłanie na adres e-mail klienta w okresie maksymalnie 2 dni od daty otrzymania korespondencji, wyłącznie za pisemnym upoważnieniem dla pracownika Zleceniobiorcy;
kopiowanie / drukowanie korespondencji – niezwłoczne kopiowanie do 50 stron czarno-białych lub 20 stron kolorowych w formacie A4;
poczta elektroniczna – usługa polegająca na założeniu skrzynki poczty elektronicznej Podmiotu na serwerze należącym do Zleceniobiorcy.
§3. Zawarcie Umowy z Klientem
Do rozpoczęcia świadczenia Usług niezbędne jest zawarcie Umowy ze Zleceniobiorcą oraz akceptacja Regulaminu.
- Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do odmowy zawarcia Umowy na każdym etapie rozpatrywania wniosku o zawarcie Umowy bez podania przyczyny odmowy.
- Wnioskujący zobowiązany jest do okazania oryginałów i przekazania na wniosek Zleceniobiorcy kopii dokumentów:
- zaświadczenia o wpisie do właściwej ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego (odpis) – zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- decyzji o nadaniu nr NIP,
- decyzji o nadaniu nr REGON,
- umowy spółki (w przypadku spółek cywilnych).
§4. Zawarcie Umowy z osobą fizyczną lub innym podmiotem, który planuje rozpoczęcie działalności gospodarczej
- W imieniu podmiotów nie posiadających wpisu do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego umowę zawierają odpowiednie osoby bądź organy zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych.
- Osoba fizyczna nie posiadająca wpisu do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej zawiera umowę we własnym imieniu.
- Po dokonaniu rejestracji (wpisu) w/w osoby fizyczne bądź podmioty przekazują Zleceniobiorcy dokumenty, o których mowa w § 3 ust 2.
§5. Zasady funkcjonowania usługi „Wirtualne Biuro”
W ramach Usługi pn. „Wirtualne Biuro” znajdują się: „Pakiet STANDARD”, „Pakiet GOLD” oraz „Pakiet PLATINUM”. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o usłudze pn. „Wirtualne Biuro” (WB) rozumie się przez to wszelkie usługi określone w ramach wszystkich abonamentów, o których jest mowa w § 2 Regulaminu.
- Wszystkie rodzaje usług świadczonych przez Zleceniobiorcę dotyczą wyłącznie Podmiotu i bez pisemnej zgody Zleceniobiorcy nie jest możliwe odstępowanie, podnajem, bezpłatne użyczanie podmiotom trzecim, zarówno sprzętu, jak i powierzchni oraz pozostałych elementów przedmiotu Umowy.
- Wszystkie rodzaje usług świadczonych przez Zleceniobiorcę dotyczą wyłącznie Podmiotu i bez pisemnej zgody Zleceniobiorcy nie jest możliwe odstępowanie, podnajem, bezpłatne użyczanie podmiotom trzecim, zarówno sprzętu, jak i powierzchni oraz pozostałych elementów przedmiotu Umowy.
6. Wirtualne Biuro oraz warunki jego udostępniania
Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za przesyłki pocztowe i mienie pozostawione w skrzynce pocztowej.
- Odbiór oraz przechowanie korespondencji poleconej w Wirtualne Biuro – może nastąpić wyłącznie za pocztowym upoważnieniem imiennym dla pracownika Zleceniobiorcy lub złożeniu oświadczenia zezwalającego na włożenie przesyłki poleconej do skrzynki pocztowej, bez potwierdzenia odbioru. W celu realizacji usługi „obsługa korespondencji przychodzącej”, Podmiot udziela Zleceniobiorcy pełnomocnictwa o odpowiednim zakresie do odbierania korespondencji oraz otwierania korespondencji w przypadku wykonywania usługi skanowania i przesyłania korespondencji drogą elektroniczną. Zleceniobiorca ma prawo odmowy przyjęcia pełnomocnictwa w razie powzięcia wątpliwości co do prawidłowości jego udzielenia, w tym autentyczności podpisu. Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane przez Podmiot. Pełnomocnictwo wygasa z chwilą:
- przyjęcia przez Zleceniobiorcę dyspozycji Podmiotu o odwołaniu pełnomocnictwa,
- rozwiązania Umowy.
- Umowa na świadczenie usługi pn. „Wirtualne Biuro” może zostać zawarta na okres nie dłuższy niż 3 lata. Po tym okresie Podmiot może wystąpić o przedłużenie umowy na kolejne okresy, nie dłuższe jednak niż 3 lata. W celu przedłużenia okresu korzystania z usługi pn. „Wirtualne Biuro” Podmiot zobowiązany jest przedłożyć Zleceniobiorcy pisemny wniosek, co najmniej na miesiąc przed zakończeniem obowiązywania Umowy.
- Ustalone Umową wynagrodzenie podlegać będzie waloryzacji. Podstawą waloryzacji wynagrodzenia – nie częściej niż raz do roku – będzie wskaźnik wzrostu cen na towary i usługi konsumpcyjne ogłoszony przez Prezesa GUS w stosunku do analogicznego okresu poprzedniego roku w zaokrągleniu w górę do pełnego 1%. Pierwsza waloryzacja nastąpi nie wcześniej niż w 2020 r.
- Podmiot ma obowiązek w przeciągu 2 (słownie: dwóch) tygodni od dnia zakończenia obowiązywania umowy wykreślić ze wszystkich rejestrów dotychczasowy adres udostępniony w ramach Umowy i nie może posługiwać się udostępnionym adresem na podstawie Umowy w informacjach o Podmiocie oraz w kontaktach z kontrahentami i klientami.
- W przypadku niewypełnienia powyższych obowiązków lub złamania określonych zakazów, Zleceniobiorca ma prawo wystawić Podmiotowi fakturę VAT za bezumowne korzystanie z jego adresu Lokalu Wirtualnego Biura udostępnionego w ramach Umowy, za okres od zakończenia obowiązywania Umowy do momentu zaprzestania korzystania z adresu Zleceniobiorcy, w wysokości trzykrotności opłaty rocznej obwiązującej na podstawie Umowy.
- W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się odpowiednio postanowienia Umowy dotyczące wystawiania i płatności faktur VAT.
§7. Ceny usług i ich zakres
Usługi Wirtualne Biuro świadczone są w dni powszednie od godziny 8.00 do godziny 16.00.
- Cena usługi w ramach „Pakietu STANDARD” wynosi – 588,00 zł netto / rok, a w zakres usługi wchodzi:
- adres siedziby,
- adres korespondencyjny,
- obsługa korespondencji przychodzącej,
- promocja Klienta,
- dostęp do bezprzewodowego Internetu w budynku Zleceniobiorcy,
- udostępnienie skrzynki pocztowej.
- Cena usługi w ramach „Pakiet GOLD” wynosi – 1068,00 zł netto / rok, a w zakres usługi wchodzi:
- adres siedziby,
- adres korespondencyjny,
- obsługa korespondencji przychodzącej,
- promocja Klienta,
- dostęp do bezprzewodowego Internetu w budynku Zleceniobiorcy,
- udostępnienie skrzynki pocztowej,
- skanowanie korespondencji,
- kopiowanie / drukowanie korespondencji do 50 stron czarno-białych lub do 20 stron kolorowych w formacie A4.
- Cena usługi w ramach „Pakietu PLATINUM” wynosi – 1668,00 zł netto / rok, a w zakres usługi wchodzi:
- adres siedziby,
- adres korespondencyjny,
- obsługa korespondencji przychodzącej,
- promocja Klienta,
- dostęp do bezprzewodowego Internetu w budynku Zleceniobiorcy,
- udostępnienie skrzynki pocztowej,
- skanowanie korespondencji,
- kopiowanie / drukowanie korespondencji do 50 stron czarno-białych lub do 20 stron kolorowych w formacie A4,
- poczta elektroniczna.
§8. Uprawnienia i obowiązki Podmiotów
- Zleceniobiorca ma prawo wykorzystywać informacje o Podmiotach w swoich materiałach informacyjnych, prezentacjach oraz raportach. Nie dotyczy to informacji stanowiących tajemnicę handlową.
- Zleceniobiorca zobowiązuje się dochować należytej staranności w zabezpieczeniu Lokalu Wirtualnego Biura, jednak nie odpowiada za rzeczy Podmiotów oraz ich gości i klientów pozostawione w pomieszczeniu.
- Zleceniobiorca w ramach usługi WB udostępnia Podmiotowi skrzynkę pocztową. W przypadku zgubienia kluczy do skrzynki pocztowej Podmiot ponosi wszelkie koszty związane z wymianą zamka.
- Podmiot odpowiada za bezpieczeństwo osób uczestniczących w prowadzonej przez niego działalności. Ponadto zobowiązuje się do ponoszenia odpowiedzialności materialnej za szkody powstałe na osobie i mieniu jakichkolwiek osób w związku z prowadzoną przez Podmiot działalności na terenie Zleceniobiorcy.
- Podmiot przejmuje na siebie również pełną odpowiedzialność za swoich pracowników, klientów i gości za spowodowanie szkód w budynku oraz na rzeczach Zleceniobiorcy innych Podmiotów, w szczególności w udostępnionych pomieszczeniach i sprzęcie biurowym, a także za ich niewłaściwe zachowanie naruszające interesy i dobra osobiste Zleceniobiorcy oraz jego klientów.
- Podmiot zobowiązany jest do dbania o należyty stan wykorzystywanego mienia w ramach usługi WB i oddania go w stanie nie pogorszonym wraz z nakładami jakie poczynił na rzecz Zleceniobiorcy z chwilą rozwiązania, wygaśnięcia lub odstąpienia od umowy.
- Zabronione jest parkowanie pojazdów poza miejscami do tego wyraźnie przeznaczonymi.
§9. Zmiana Regulaminu
Każdorazowa zmiana postanowień Regulaminu wymaga poprzedzenia jej informacją na stronie internetowej Zleceniobiorcy i poinformowania Podmiotów o jego zmianie.
- Zmiany Regulaminu, dokonywane w czasie obowiązywania Umowy, są doręczane Klientowi wraz z podaniem dnia ich wejścia w życie. Zleceniobiorca może doręczać zmiany Regulaminu za pomocą elektronicznych nośników informacji, w tym poprzez pocztę elektroniczną.
- W terminie 14 dni od dnia otrzymania zmian Regulaminu, Klient uprawniony jest do złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy. Termin wypowiedzenia wynosi 14 dni i liczony jest od dnia doręczenia wypowiedzenia do Klienta.
- Jeżeli Klient nie dokona wypowiedzenia w terminie 30 dnia od dnia dostarczenia przez Zleceniobiorcę informacji o zmianach, przyjmuje się, że Klient wyraża zgodę na zmianę. W takim wypadku obowiązują one od dnia, o którym mowa w ust. 1.
§10. Postanowienia końcowe
Zleceniobiorca świadczy usługi księgowe w zakresie i na warunkach określonych w odrębnej umowie.
- W przypadku wystąpienia niezgodności pomiędzy Regulaminem a Umową zawartą z Podmiotem pierwszeństwo ma Umowa.
- Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2019 roku.