Załącznik Nr 1 do Umowy 

 

REGULAMIN 

świadczenia usługi pod nazwą „Wirtualne Biuro”
§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług w ramach „Wirtualnego Biura”, znajdującego się w lokalu użytkowym w Kielcach (25-394) w budynku posadowionym przy ul. Bohaterów Warszawy 6/7G.

  1. Ilekroć w dalszej części Regulaminu jest mowa o:
    1. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin świadczenia usługi „Wirtualne Biuro”;
    2. Kliencie – jest to Zleceniodawca określony w Umowie;
    3. Zleceniobiorcy – należy przez to rozumieć OFI-DETAL spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kielcach;
    4. WB – należy przez to rozumieć Wirtualne Biuro;
    5. Lokal Wirtualnego Biura – należy przez to rozumieć lokal użytkowy w Kielcach (25-394) w budynku posadowionym przy ul. Bohaterów Warszawy 6/7G
    6. Podmiocie – należy przez to rozumieć przedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r., poz. 646)  lub osobę fizyczną oświadczającą gotowość do założenia działalności gospodarczej oraz inne osoby prawne nie prowadzące działalności gospodarczej, a których działalność nie godzi w renomę Zleceniobiorcy;
    7. Umowa – należy przez to rozumieć umowę na świadczenie usług WB;
    8. przestrzeń spotkań / przestrzeń biurowa – należy przez to rozumieć przestrzeń mieszczącą się w Lokalu Wirtualnego Biura.
  2. Zleceniobiorca zastrzega, że Regulamin nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.

§2.Definicje usług

Ilekroć w dalszej części Regulaminu jest mowa o:

adresie siedziby – jest to usługa polegająca na umożliwieniu na podstawie umowy posługiwania się adresem Lokalu Wirtualnego Biura dla celów rejestracji działalności gospodarczej;

adresie korespondencyjnym – jest to usługa polegająca na umożliwieniu na podstawie umowy posługiwania się adresem Lokalu Wirtualnego Biura dla następujących celów: odbioru i nadawania korespondencji pocztowej w przypadku, gdy Klient posiada inny adres siedziby działalności gospodarczej, wykazania na drukach firmowych, wizytówkach, stronie internetowej, stemplach, ofertach handlowych lub innego rodzaju wykorzystania w związku z prowadzoną przez Zleceniodawcę  działalnością gospodarczą;

obsługa korespondencji przychodzącej – przyjmowanie w imieniu Klienta wszelkiego rodzaju korespondencji i przesyłek przychodzących do Klienta na adres Lokalu Wirtualnego Biura oraz przekazanie jej Klientowi oraz informowanie drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy w okresie maksymalnie 2 dni od daty otrzymania korespondencji, Klient zobowiązuje się do odbioru korespondencji w terminie 5 dni od daty otrzymania powiadomienia;

lokal biurowy – udostępnianie części lokalu Wirtualnego Biura w godzinach pracy biura Zleceniobiorcy od poniedziałku do piątku z wyłączeniem określonych przepisami prawa dni świątecznych, przy uwzględnieniu jego dostępności; 

promocja Klienta – usługa polegająca na możliwości umieszczenia drukowanych materiałów Klienta w postaci broszur, katalogów, folderów na stojakach informacyjnych w biurze Zleceniobiorcy;

udostępnienie skrzynki pocztowej – udostępnienie skrzynki na tradycyjną korespondencję pocztową znajdująca się przy wejściu siedziby Zleceniobiorcy;

skanowanie korespondencji – skanowanie do 50 stron formatu A4i oraz wysyłanie na adres e-mail klienta w okresie maksymalnie 2 dni od daty otrzymania korespondencji, wyłącznie za pisemnym upoważnieniem dla pracownika Zleceniobiorcy;

kopiowanie / drukowanie korespondencji – niezwłoczne kopiowanie do 50 stron czarno-białych lub 20 stron kolorowych w formacie A4;

poczta elektroniczna – usługa polegająca na założeniu skrzynki poczty elektronicznej Podmiotu na serwerze należącym do Zleceniobiorcy.

§3. Zawarcie Umowy z Klientem

Do rozpoczęcia świadczenia Usług niezbędne jest zawarcie Umowy ze Zleceniobiorcą oraz akceptacja Regulaminu.

  1. Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do odmowy zawarcia Umowy na każdym etapie rozpatrywania wniosku o zawarcie Umowy bez podania przyczyny odmowy.
  2. Wnioskujący zobowiązany jest do okazania oryginałów i przekazania na wniosek Zleceniobiorcy kopii dokumentów:
    1. zaświadczenia o wpisie do właściwej ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego (odpis) – zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    2. decyzji o nadaniu nr NIP,
    3. decyzji o nadaniu nr REGON,
    4. umowy spółki (w przypadku spółek cywilnych).

§4. Zawarcie Umowy z osobą fizyczną lub innym podmiotem, który planuje rozpoczęcie działalności gospodarczej

  1. W imieniu podmiotów nie posiadających wpisu do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego umowę zawierają odpowiednie osoby bądź organy zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych. 
  2. Osoba fizyczna nie posiadająca wpisu do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej zawiera umowę we własnym imieniu.
  3. Po dokonaniu rejestracji (wpisu) w/w osoby fizyczne bądź podmioty przekazują Zleceniobiorcy dokumenty, o których mowa w § 3 ust 2.

§5. Zasady funkcjonowania usługi „Wirtualne Biuro”

W ramach Usługi pn. „Wirtualne Biuro” znajdują się: „Pakiet STANDARD”, „Pakiet GOLD” oraz „Pakiet PLATINUM”. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o usłudze pn. „Wirtualne Biuro” (WB) rozumie się przez to wszelkie usługi określone w ramach wszystkich abonamentów, o których jest mowa w § 2 Regulaminu.

 

  1. Wszystkie rodzaje usług świadczonych przez Zleceniobiorcę dotyczą wyłącznie Podmiotu i bez pisemnej zgody Zleceniobiorcy nie jest możliwe odstępowanie, podnajem, bezpłatne użyczanie podmiotom trzecim, zarówno sprzętu, jak i powierzchni oraz pozostałych elementów przedmiotu Umowy.
  2. Wszystkie rodzaje usług świadczonych przez Zleceniobiorcę dotyczą wyłącznie Podmiotu i bez pisemnej zgody Zleceniobiorcy nie jest możliwe odstępowanie, podnajem, bezpłatne użyczanie podmiotom trzecim, zarówno sprzętu, jak i powierzchni oraz pozostałych elementów przedmiotu Umowy.

 

 

6. Wirtualne Biuro oraz warunki jego udostępniania

Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za przesyłki pocztowe i mienie pozostawione w skrzynce pocztowej.

 

  1. Odbiór oraz przechowanie korespondencji poleconej w Wirtualne Biuro – może nastąpić wyłącznie za pocztowym upoważnieniem imiennym dla pracownika Zleceniobiorcy lub złożeniu oświadczenia zezwalającego na włożenie przesyłki poleconej do skrzynki pocztowej, bez potwierdzenia odbioru. W celu realizacji usługi „obsługa korespondencji przychodzącej”, Podmiot udziela Zleceniobiorcy pełnomocnictwa o odpowiednim zakresie do odbierania korespondencji oraz otwierania korespondencji w przypadku wykonywania usługi skanowania i przesyłania korespondencji drogą elektroniczną. Zleceniobiorca ma prawo odmowy przyjęcia pełnomocnictwa w razie powzięcia wątpliwości co do prawidłowości jego udzielenia, w tym autentyczności podpisu. Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane przez Podmiot. Pełnomocnictwo wygasa z chwilą:                           
    1. przyjęcia przez Zleceniobiorcę dyspozycji Podmiotu o odwołaniu pełnomocnictwa,
    2. rozwiązania Umowy.
  2. Umowa na świadczenie usługi pn. „Wirtualne Biuro” może zostać zawarta na okres nie dłuższy niż 3 lata. Po tym okresie Podmiot może wystąpić o przedłużenie umowy na kolejne okresy, nie dłuższe jednak niż 3 lata. W celu przedłużenia okresu korzystania z usługi pn. „Wirtualne Biuro” Podmiot zobowiązany jest przedłożyć Zleceniobiorcy pisemny wniosek, co najmniej na miesiąc przed zakończeniem obowiązywania Umowy.
  3. Ustalone Umową wynagrodzenie podlegać będzie waloryzacji. Podstawą waloryzacji wynagrodzenia – nie częściej niż raz do roku – będzie wskaźnik wzrostu cen na towary i usługi konsumpcyjne ogłoszony przez Prezesa GUS w stosunku do analogicznego okresu poprzedniego roku w zaokrągleniu w górę do pełnego 1%. Pierwsza waloryzacja nastąpi nie wcześniej niż w  2020 r.
  4. Podmiot ma obowiązek w przeciągu 2 (słownie: dwóch) tygodni od dnia zakończenia obowiązywania umowy wykreślić ze wszystkich rejestrów dotychczasowy adres udostępniony w ramach Umowy i nie może posługiwać się udostępnionym adresem na podstawie Umowy w informacjach o Podmiocie oraz w kontaktach z kontrahentami i klientami.
  5. W przypadku niewypełnienia powyższych obowiązków lub złamania określonych zakazów, Zleceniobiorca ma prawo wystawić Podmiotowi fakturę VAT za bezumowne korzystanie z jego adresu Lokalu Wirtualnego Biura udostępnionego w ramach Umowy, za okres od zakończenia obowiązywania Umowy do momentu zaprzestania korzystania z adresu Zleceniobiorcy, w wysokości trzykrotności opłaty rocznej obwiązującej na podstawie Umowy.
  6. W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się odpowiednio postanowienia Umowy dotyczące wystawiania i płatności faktur VAT.

 

§7. Ceny usług i ich zakres

Usługi Wirtualne Biuro świadczone są w dni powszednie od godziny 8.00 do godziny 16.00. 

  1. Cena usługi w ramach „Pakietu STANDARD” wynosi – 588,00 zł netto / rok, a w zakres usługi wchodzi:
  1. adres siedziby,
  2. adres korespondencyjny,
  3. obsługa korespondencji przychodzącej,
  4. promocja Klienta,
  5. dostęp do bezprzewodowego Internetu w budynku Zleceniobiorcy,
  6. udostępnienie skrzynki pocztowej.
  1. Cena usługi w ramach „Pakiet GOLD” wynosi – 1068,00 zł netto / rok, a w zakres usługi wchodzi:
  1. adres siedziby,
  2. adres korespondencyjny,
  3. obsługa korespondencji przychodzącej,
  4. promocja Klienta,
  5. dostęp do bezprzewodowego Internetu w budynku Zleceniobiorcy,
  6. udostępnienie skrzynki pocztowej,
  7. skanowanie korespondencji, 
  8. kopiowanie / drukowanie korespondencji do 50 stron czarno-białych lub do 20 stron kolorowych w formacie A4.
  1. Cena usługi w ramach „Pakietu PLATINUM” wynosi – 1668,00 zł netto / rok, a  w zakres usługi wchodzi:
  1. adres siedziby,
  2. adres korespondencyjny,
  3. obsługa korespondencji przychodzącej,
  4. promocja Klienta,
  5. dostęp do bezprzewodowego Internetu w budynku Zleceniobiorcy,
  6. udostępnienie skrzynki pocztowej,
  7. skanowanie korespondencji,
  8. kopiowanie / drukowanie korespondencji do 50 stron czarno-białych lub do 20 stron kolorowych w formacie A4,
  9. poczta elektroniczna.

 

§8. Uprawnienia i obowiązki Podmiotów

  1. Zleceniobiorca ma prawo wykorzystywać informacje o Podmiotach w swoich materiałach informacyjnych, prezentacjach oraz raportach. Nie dotyczy to informacji stanowiących tajemnicę handlową.
  2. Zleceniobiorca zobowiązuje się dochować należytej staranności w zabezpieczeniu Lokalu Wirtualnego Biura, jednak nie odpowiada za rzeczy Podmiotów oraz ich gości i klientów pozostawione w pomieszczeniu.
  3. Zleceniobiorca w ramach usługi WB udostępnia Podmiotowi skrzynkę pocztową. W przypadku zgubienia kluczy do skrzynki pocztowej Podmiot ponosi wszelkie koszty związane z wymianą zamka.
  1. Podmiot odpowiada za bezpieczeństwo osób uczestniczących w prowadzonej przez niego działalności. Ponadto zobowiązuje się do ponoszenia odpowiedzialności materialnej za szkody powstałe na osobie i mieniu jakichkolwiek osób w związku z prowadzoną przez Podmiot działalności na terenie Zleceniobiorcy.
  1. Podmiot przejmuje na siebie również pełną odpowiedzialność za swoich pracowników, klientów i gości za spowodowanie szkód w budynku oraz na rzeczach Zleceniobiorcy innych Podmiotów, w szczególności w udostępnionych pomieszczeniach i sprzęcie biurowym, a także za ich niewłaściwe zachowanie naruszające interesy i dobra osobiste Zleceniobiorcy oraz jego klientów.
  2. Podmiot zobowiązany jest do dbania o należyty stan wykorzystywanego mienia w ramach usługi WB i oddania go w stanie nie pogorszonym wraz z nakładami jakie poczynił na rzecz Zleceniobiorcy z chwilą rozwiązania, wygaśnięcia lub odstąpienia od umowy.
  1. Zabronione jest parkowanie pojazdów poza miejscami do tego wyraźnie przeznaczonymi.

 

§9. Zmiana Regulaminu

Każdorazowa zmiana postanowień Regulaminu wymaga poprzedzenia jej informacją na stronie internetowej Zleceniobiorcy i poinformowania Podmiotów o jego zmianie.

  1. Zmiany Regulaminu, dokonywane w czasie obowiązywania Umowy, są doręczane Klientowi wraz z podaniem dnia ich wejścia w życie. Zleceniobiorca może doręczać zmiany Regulaminu za pomocą elektronicznych nośników informacji, w tym poprzez pocztę elektroniczną.
  2. W terminie 14 dni od dnia otrzymania zmian Regulaminu, Klient uprawniony jest do złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy. Termin wypowiedzenia wynosi 14 dni i liczony jest od dnia doręczenia wypowiedzenia do Klienta.
  3. Jeżeli Klient nie dokona wypowiedzenia w terminie 30 dnia od dnia dostarczenia przez Zleceniobiorcę informacji o zmianach, przyjmuje się, że Klient wyraża zgodę na zmianę. W takim wypadku obowiązują one od dnia, o którym mowa w ust. 1.

 

§10. Postanowienia końcowe

Zleceniobiorca świadczy usługi księgowe w zakresie i na warunkach określonych w odrębnej umowie.

  1. W przypadku wystąpienia niezgodności pomiędzy Regulaminem a Umową zawartą z Podmiotem pierwszeństwo ma Umowa.
  2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2019 roku.
Zamknij